Formation
IA pour les administratifs
- Demandeur d'emploi
- Particulier, individuel
- Salarié
- Agent contractuel de la fonction publique
Identifier les possibilités et les limites des assistants IA afin de sélectionner les usages adaptés à vos activités administratives.
Utiliser Microsoft Copilot et/ou Google Gemini et formuler des consignes efficaces pour obtenir des résultats adaptés à votre environnement professionnel.
Traiter les communications et produire des documents avec l'IA afin de faciliter les opérations administratives courantes.
Exploiter les réunions et les tableaux de données avec l'IA pour organiser les dossiers, les actions et les échéances.
Construire et réutiliser des méthodes de travail assistées par IA afin d'améliorer votre efficacité tout en protégeant les informations professionnelles et en vérifiant les résultats.
Utiliser Microsoft Copilot et/ou Google Gemini et formuler des consignes efficaces pour obtenir des résultats adaptés à votre environnement professionnel.
Traiter les communications et produire des documents avec l'IA afin de faciliter les opérations administratives courantes.
Exploiter les réunions et les tableaux de données avec l'IA pour organiser les dossiers, les actions et les échéances.
Construire et réutiliser des méthodes de travail assistées par IA afin d'améliorer votre efficacité tout en protégeant les informations professionnelles et en vérifiant les résultats.
1. DÉCOUVRIR L’IA DANS LES MÉTIERS ADMINISTRATIFS
Comprendre le fonctionnement des assistants IA, leurs usages en rédaction, synthèse, analyse documentaire, recherche et organisation, et leurs limites : erreurs et biais. Découvrir Microsoft 365 Copilot et/ou Google Gemini dans les outils bureautiques. Configurer les fonctions disponibles, vérifier les accès selon les licences. Respecter le RGPD, les règles de confidentialité et la validation humaine.
2. FORMULER DES CONSIGNES EFFICACES AVEC L’IA
Définir le contexte, la tâche, les informations disponibles, les contraintes et le résultat attendu. Adapter le ton, le format demandé. Améliorer les réponses par échanges successifs, reformulations et corrections. Décomposer une demande complexe. Vérifier les résultats. Créer une bibliothèque de prompts réutilisables par activité.
3. TRAITER LES COURRIELS ET LES COMMUNICATIONS PROFESSIONNELLES
Analyser les échanges dans Outlook et/ou Gmail pour résumer les messages, repérer demandes, décisions, échéances et informations à vérifier. Préparer des réponses, relances et modèles adaptés aux destinataires. Identifier les sollicitations prioritaires, les actions en attente et les validations. Conserver un contrôle humain avant envoi.
4. ANALYSER ET PRODUIRE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Exploiter Word et/ou Google Docs avec l’IA pour rechercher les informations, comparer les pièces et détecter omissions ou contradictions. Produire des courriers, procédures, notes internes et synthèses structurées. Regrouper les informations de plusieurs fichiers, repérer les pièces manquantes et vérifier les sources.
5. EXPLOITER LES RÉUNIONS ET LES TRANSCRIPTIONS AVEC L’IA
Préparer un ordre du jour et les décisions attendues. Découvrir les fonctions d’enregistrement et de transcription de Teams et/ou Meet selon les droits disponibles. Informer les participants, respecter la confidentialité et corriger les erreurs de transcription. Rédiger un compte rendu en distinguant les décisions.
6. ANALYSER LES TABLEAUX ET ORGANISER LES SUIVIS ADMINISTRATIFS
Exploiter Excel et/ou Google Sheets avec l’IA pour rechercher, classer, comparer et synthétiser les données. Repérer doublons, valeurs manquantes et incohérences, et contrôler les calculs. Construire des tableaux de suivi. Regrouper les actions issues des courriels, documents et réunions. Identifier les priorités et échéances, préparer des synthèses et relances avec validation humaine.
7. STRUCTURER DES MÉTHODES ADMINISTRATIVES RÉUTILISABLES AVEC L’IA
Repérer les tâches récurrentes et les décomposer en étapes successives. Choisir l’assistant adapté et concevoir des méthodes pour traiter courriels, documents, réunions et tableaux. Structurer les informations vérifiées et prévoir les données manquantes. Créer une bibliothèque de consignes par activité. Distinguer assistance manuelle, automatisation et interconnexion technique. Contrôler les droits d’accès, les transferts de données et les résultats.
Comprendre le fonctionnement des assistants IA, leurs usages en rédaction, synthèse, analyse documentaire, recherche et organisation, et leurs limites : erreurs et biais. Découvrir Microsoft 365 Copilot et/ou Google Gemini dans les outils bureautiques. Configurer les fonctions disponibles, vérifier les accès selon les licences. Respecter le RGPD, les règles de confidentialité et la validation humaine.
2. FORMULER DES CONSIGNES EFFICACES AVEC L’IA
Définir le contexte, la tâche, les informations disponibles, les contraintes et le résultat attendu. Adapter le ton, le format demandé. Améliorer les réponses par échanges successifs, reformulations et corrections. Décomposer une demande complexe. Vérifier les résultats. Créer une bibliothèque de prompts réutilisables par activité.
3. TRAITER LES COURRIELS ET LES COMMUNICATIONS PROFESSIONNELLES
Analyser les échanges dans Outlook et/ou Gmail pour résumer les messages, repérer demandes, décisions, échéances et informations à vérifier. Préparer des réponses, relances et modèles adaptés aux destinataires. Identifier les sollicitations prioritaires, les actions en attente et les validations. Conserver un contrôle humain avant envoi.
4. ANALYSER ET PRODUIRE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Exploiter Word et/ou Google Docs avec l’IA pour rechercher les informations, comparer les pièces et détecter omissions ou contradictions. Produire des courriers, procédures, notes internes et synthèses structurées. Regrouper les informations de plusieurs fichiers, repérer les pièces manquantes et vérifier les sources.
5. EXPLOITER LES RÉUNIONS ET LES TRANSCRIPTIONS AVEC L’IA
Préparer un ordre du jour et les décisions attendues. Découvrir les fonctions d’enregistrement et de transcription de Teams et/ou Meet selon les droits disponibles. Informer les participants, respecter la confidentialité et corriger les erreurs de transcription. Rédiger un compte rendu en distinguant les décisions.
6. ANALYSER LES TABLEAUX ET ORGANISER LES SUIVIS ADMINISTRATIFS
Exploiter Excel et/ou Google Sheets avec l’IA pour rechercher, classer, comparer et synthétiser les données. Repérer doublons, valeurs manquantes et incohérences, et contrôler les calculs. Construire des tableaux de suivi. Regrouper les actions issues des courriels, documents et réunions. Identifier les priorités et échéances, préparer des synthèses et relances avec validation humaine.
7. STRUCTURER DES MÉTHODES ADMINISTRATIVES RÉUTILISABLES AVEC L’IA
Repérer les tâches récurrentes et les décomposer en étapes successives. Choisir l’assistant adapté et concevoir des méthodes pour traiter courriels, documents, réunions et tableaux. Structurer les informations vérifiées et prévoir les données manquantes. Créer une bibliothèque de consignes par activité. Distinguer assistance manuelle, automatisation et interconnexion technique. Contrôler les droits d’accès, les transferts de données et les résultats.
Maîtriser les fonctions courantes d'un ordinateur et la navigation sur Internet :
Créer, enregistrer et organiser des fichiers et des dossiers.
Rechercher des informations en ligne et utiliser une messagerie électronique.
Utiliser les outils bureautiques courants :
Rédiger et mettre en forme des documents professionnels.
Consulter et modifier les données d'un tableau simple.
Connaître les activités administratives courantes :
Avoir une expérience du traitement de courriels, de documents et du suivi de dossiers professionnels.
Comptes IA et logiciels :
Disposer d'un environnement Microsoft 365 avec Copilot et/ou Google Workspace avec Gemini, selon les applications utilisées pendant la formation.
Bénéficier des licences et autorisations donnant accès aux fonctionnalités IA nécessaires aux exercices.
Créer, enregistrer et organiser des fichiers et des dossiers.
Rechercher des informations en ligne et utiliser une messagerie électronique.
Utiliser les outils bureautiques courants :
Rédiger et mettre en forme des documents professionnels.
Consulter et modifier les données d'un tableau simple.
Connaître les activités administratives courantes :
Avoir une expérience du traitement de courriels, de documents et du suivi de dossiers professionnels.
Comptes IA et logiciels :
Disposer d'un environnement Microsoft 365 avec Copilot et/ou Google Workspace avec Gemini, selon les applications utilisées pendant la formation.
Bénéficier des licences et autorisations donnant accès aux fonctionnalités IA nécessaires aux exercices.
Durée totale : 21 heures
3 jours
3 jours
Formacode (Domaines de formation) :
- 31028 Intelligence artificielle
- 15052 Bureautique
- 35071 Technique administrative
- 35093 Correspondance professionnelle
- M1805 Études et développement informatique
- 326 Informatique, traitement de l'information, réseaux de transmission des données
Modalités de l'inscription :
Les résultats d'un entretien téléphonique avec notre équipe et un questionnaire en ligne conditionnent l'inscription du dossier. Prenez rendez-vous : https://calendar.app.google/EdaxGDS3guGqrzbeA
Les résultats d'un entretien téléphonique avec notre équipe et un questionnaire en ligne conditionnent l'inscription du dossier. Prenez rendez-vous : https://calendar.app.google/EdaxGDS3guGqrzbeA
Modalités pédagogiques
Matériel à disposition sur place: ordinateur, logiciel, Wifi fibre, Serveur web
Les actions du Plan Régional de Formation sont financées avec le concours du Fonds Européen
Entrées/sorties permanentes
Formation mixte (présentiel et à distance)
LIEU DE FORMATION
ACTIVMEDIA GLOBAL SYNERGY
7 rue Henry de Cessole
06100 NICE
7 rue Henry de Cessole
06100 NICE
04 93 98 15 87
Organisme formateur :
Activmedia Global Synergy
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